Gestión de contratos para Shopware 6: crear, administrar y hacer que se acepten digitalmente los contratos directamente en la tienda

por SK 0 comentarios

Los contratos forman parte del día a día del comercio electrónico, pero su gestión a menudo no. Condiciones generales, contratos de tratamiento de datos, acuerdos de mantenimiento o condiciones de leasing: en la mayoría de las tiendas Shopware los contratos se envían por correo electrónico, se almacenan en estructuras de carpetas y se gestionan manualmente. Esto consume tiempo, es propenso a errores y, en caso de disputa, apenas resulta a prueba de auditorías.

Con nuestro nuevo plugin Gestión de contratos para Shopware 6 integra todo el proceso contractual directamente en su administración de Shopware, desde la creación, pasando por la asignación a clientes, hasta la aceptación digital en la cuenta de cliente. Sin herramientas externas, sin rupturas de medio.

En este artículo descubrirá qué puede hacer el plugin, para quién es adecuado y cómo utilizarlo en la práctica.

Resumen breve: El plugin Gestión de contratos permite crear contratos directamente en el administrador de Shopware, ponerlos a disposición en formato PDF y hacer que los clientes los acepten digitalmente en su cuenta de cliente, incluyendo gestión de revisiones, asignación individual a clientes y contratos internos de empleados.

El problema: gestión de contratos sin sistema

Quien gestiona una tienda online trabaja regularmente con contratos. En el ámbito B2B, los contratos de tratamiento de datos (CTD), las medidas técnicas y organizativas (MTO), los contratos de servicio y mantenimiento o los acuerdos de leasing forman parte del negocio diario. En el ámbito B2C son relevantes las condiciones generales actualizadas, las condiciones de uso especiales o los contratos de afiliación.

En la práctica surgen una y otra vez los mismos problemas:

Problema	Consecuencia
Los contratos se encuentran en diferentes carpetas y buzones de correo	Sin acceso centralizado, búsqueda que consume tiempo
No está claro qué versión recibió un cliente	Sin trazabilidad en caso de disputa
La aceptación del cliente no se documenta	Sin seguimiento a prueba de auditorías
Las modificaciones del contrato deben comunicarse manualmente	Gran esfuerzo, propenso a errores
Sin una imagen de marca uniforme en los contratos PDF	Presentación poco profesional ante los clientes

Estos problemas no afectan solo a las grandes tiendas B2B. También las tiendas más pequeñas que actualizan regularmente sus condiciones generales o deben comunicar condiciones de uso especiales alcanzan rápidamente los límites de los procesos manuales.

La solución: gestión de contratos directamente en Shopware 6

El plugin Gestión de contratos de SYNERGY NETWORKS amplía la administración de Shopware con un módulo completo de gestión de contratos. A través del nuevo punto de menú Contenidos → Gestión de contratos podrá crear, administrar y publicar contratos directamente en el conocido administrador de Shopware.

Sus clientes ven de forma transparente los contratos que les han sido asignados en su cuenta de cliente. Allí pueden consultar el texto del contrato, descargar el documento en PDF y, si el operador de la tienda lo ha configurado, aceptar el contrato digitalmente. El plugin registra automáticamente el momento de la aceptación, la versión del contrato y la información del cliente correspondiente.

Funciones de un vistazo

Tipos de contrato definibles libremente

Los tipos de contrato se establecen en la configuración del plugin y son totalmente definibles libremente. Casos de uso típicos:

Tipo de contrato	Uso típico	Público objetivo
Condiciones generales	Poner a disposición digitalmente las condiciones generales y hacer que se confirmen	B2B y B2C
CTD	Contrato de tratamiento de datos conforme al RGPD	B2B
MTO	Medidas técnicas y organizativas (anexo al CTD)	B2B
Contrato de mantenimiento	Condiciones para servicios de mantenimiento y asistencia	B2B
Contrato de leasing	Acuerdos para productos en modelo de leasing	B2B y B2C
Directrices internas	Contratos de empleados, directrices empresariales	Interno

Varios tipos de contrato se crean en la configuración simplemente separados por punto y coma. Los tipos disponibles estarán luego disponibles como selección al crear el contrato.

Aceptación digital en la cuenta de cliente

Los clientes ven sus contratos asignados en un punto de menú propio «Contratos» en la cuenta de cliente. Allí se muestran el título del contrato, la revisión actual, el estado (aceptado / no aceptado) y el momento de la última visualización. Según la configuración, el cliente debe confirmar activamente el contrato, con un clic en «Aceptar».

El plugin documenta en cada aceptación: el momento, la versión del contrato, el número de cliente y los datos del cliente correspondientes. En la administración de Shopware se muestra en Contenidos → Contratos aceptados una vista general completa de todos los contratos aceptados.

Gestión de revisiones

Las modificaciones de contratos son inevitables en el día a día del negocio. El plugin representa este proceso mediante revisiones:

El administrador realiza cambios en el texto del contrato y describe los cambios de forma esquemática.
A través de «Crear nueva revisión ahora» se publica la versión actualizada.
Tras la publicación, una revisión ya no puede modificarse ni eliminarse, lo que garantiza la documentación a prueba de auditorías.
Los clientes reciben automáticamente un aviso en la cuenta de cliente sobre la versión modificada y deben aceptarla de nuevo.

Importante: La función de revisión debe activarse al crear un contrato. Esta configuración no puede modificarse posteriormente; está diseñada así intencionadamente para garantizar la coherencia y la seguridad jurídica del proceso contractual.

Asignación individual a clientes

Por defecto, todos los clientes de la tienda reciben un contrato creado. Mediante la función «Asignación especial a clientes» los contratos pueden asignarse de forma específica a clientes individuales. Esto es especialmente relevante para tiendas B2B, en las que no todos los clientes reciben las mismas condiciones contractuales.

La selección de clientes se realiza mediante una cómoda vista general con funciones de filtrado (número de cliente, nombre, empresa). La asignación se hace efectiva inmediatamente después de guardar.

Generación de PDF con imagen de marca

Cada contrato puede generarse como un documento PDF profesional. La configuración del PDF incluye:

Diseño: orientación de página (vertical), formato (A4), encabezado/pie de página opcional, numeración de páginas
Imagen de marca: logotipo comercial, nombre de la empresa, dirección, teléfono, correo electrónico, sitio web
Datos comerciales: número fiscal, oficina de hacienda, número de IVA, datos bancarios (IBAN/BIC), director general
Nombre de archivo: prefijo y sufijo opcionales para el nombre del archivo PDF generado

Además, el plugin ofrece dos funciones de marcador de posición: SYN_Date inserta automáticamente la fecha actual en el formato dd.mm.aaaa. SYN_User inserta automáticamente los datos del cliente (nombre, empresa, dirección de facturación) en el texto del contrato.

Nota sobre la vista previa del PDF: Los marcadores de posición como SYN_User no se resuelven en la vista previa del administrador, ya que en ese momento no hay un destinatario concreto asignado. La resolución se produce solo en la cuenta de cliente, en cuanto el contrato se asigna a una persona.

Contratos internos para empleados

Además de los contratos de clientes, el plugin también admite contratos con usuarios del sistema. Los contratos de empleados, directrices internas o acuerdos pueden gestionarse directamente en el administrador de Shopware y asignarse de forma específica a empleados individuales. Estos contratos no aparecen en la cuenta de cliente de la tienda, sino en el panel de administración de los empleados asignados.

Mediante un concepto de roles, los administradores controlan los permisos:

Rol	Permiso	Uso típico
SynCmViewer	Ver y descargar contratos	Empleados que solo deben leer contratos
SynCmEditor	Ver, crear y editar contratos	Responsables de personal, administradores internos

El plugin amplía adicionalmente la gestión de usuarios con campos de dirección (calle, código postal, ciudad), que se incorporan automáticamente a los contratos de empleados mediante el marcador de posición SYN_User.

¿Para quién es adecuado el plugin?

Tiendas B2B

El público objetivo principal: operadores de tiendas B2B que celebran regularmente contratos con clientes comerciales. Los CTD, MTO, contratos de mantenimiento y acuerdos individuales pueden gestionarse de forma centralizada y asignarse específicamente a clientes empresariales individuales. La documentación a prueba de auditorías crea seguridad jurídica en caso de modificaciones del contrato.

Tiendas B2C

También las tiendas B2C se benefician del plugin, por ejemplo en la puesta a disposición digital de condiciones generales actualizadas. Cuando las condiciones comerciales cambian, los operadores de tiendas pueden crear las nuevas condiciones como contrato y hacer que sus clientes las confirmen digitalmente. La aceptación se documenta y los cambios respecto a la versión anterior se muestran de forma transparente.

Tiendas con necesidades de contratos internos

Las empresas que también desean gestionar de forma centralizada contratos de empleados, directrices de protección de datos o acuerdos internos pueden utilizar la función de contratos para usuarios del sistema, todo ello dentro de la infraestructura de Shopware existente.

Ejemplo práctico: actualización de condiciones generales para una tienda B2C
Una tienda online actualiza sus condiciones generales debido a condiciones de desistimiento modificadas. En lugar de enviar un correo masivo y confiar en que los clientes perciban el cambio, el operador de la tienda crea las nuevas condiciones como contrato en el plugin, crea una revisión con la descripción «Instrucciones de desistimiento actualizadas» y la publica. Todos los clientes verán en su próximo inicio de sesión en la cuenta de cliente el aviso sobre las condiciones modificadas y podrán confirmarlas digitalmente. El operador de la tienda dispone de una documentación completa, con marca de tiempo, de todas las aceptaciones.

Instalación y configuración: paso a paso

Paso 1: instalar el plugin

Abra Extensiones → Mis extensiones en la administración de Shopware.
Instale o actualice el plugin Gestión de contratos.
Active el plugin.
Vacíe la caché por completo y vuelva a cargar la página de administración.

Paso 2: configurar los ajustes básicos

En Extensiones → Mis extensiones → Gestión de contratos configure:

Canal de venta: para qué canal de venta debe aplicarse la configuración
Tipos de contrato: sus tipos separados por punto y coma (p. ej. Condiciones generales;CTD;Contrato de mantenimiento;Leasing)
Canal de venta predeterminado para PDF: el canal que se utiliza para la generación del PDF
Registro: opcional, crea entradas de registro internas sobre las acciones de contratos

Paso 3: crear el primer contrato

A través de Contenidos → Gestión de contratos → Crear nuevo contrato crea un contrato. Al hacerlo, selecciona:

Título y tipo del contrato
Contrato con clientes de la tienda: si el contrato se muestra en la cuenta de cliente
Aceptación obligatoria: si los clientes deben confirmar activamente el contrato
Activar revisiones: si las modificaciones del contrato se documentan mediante revisiones
Asignación especial a clientes: si solo determinados clientes ven el contrato

Importante: Los ajustes de administración (contrato con clientes de la tienda, aceptación obligatoria, revisiones, asignación a clientes) no pueden modificarse después de crear el contrato. Esta limitación intencionada garantiza que los procesos contractuales sigan siendo coherentes y jurídicamente seguros. Si se necesita otra configuración, debe crearse un nuevo contrato.

Paso 4: configurar el texto del contrato y el PDF

Introduzca el texto del contrato a través del editor integrado y configure los ajustes del PDF con logotipo, diseño y datos comerciales. En tiendas multilingües, el texto del contrato debe guardarse por separado una vez para cada idioma.

Paso 5: publicar

Con las revisiones activadas, el contrato se hace visible en la cuenta de cliente al hacer clic en «Crear nueva revisión ahora». Sin revisiones, el contrato está disponible inmediatamente tras la activación.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el plugin Gestión de contratos para Shopware 6?

El plugin Gestión de contratos es una extensión para Shopware 6 con la que los operadores de tiendas pueden crear y administrar contratos directamente en la administración de Shopware y ponerlos a disposición de sus clientes digitalmente en la cuenta de cliente. Los clientes pueden consultar allí los contratos, descargarlos en PDF y aceptarlos digitalmente. El plugin documenta de forma a prueba de auditorías los momentos de aceptación, las versiones y la información del cliente.

¿Para qué tipos de contrato es adecuado el plugin?

El plugin admite tipos de contrato definibles libremente. Los casos de uso típicos son condiciones generales, CTD (contrato de tratamiento de datos), MTO (medidas técnicas y organizativas), contratos de mantenimiento, contratos de leasing, contratos de afiliación y acuerdos internos de empleados. Los tipos de contrato se crean en la configuración del plugin separados por punto y coma.

¿Es el plugin también adecuado para tiendas B2C?

Sí. Aunque el plugin se ha desarrollado especialmente para tiendas B2B, también las tiendas B2C se benefician de él, por ejemplo en la puesta a disposición digital y confirmación de condiciones generales actualizadas o condiciones de uso especiales. La aceptación se documenta de forma a prueba de auditorías.

¿Pueden asignarse los contratos solo a determinados clientes?

Sí. Mediante la función «Asignación especial a clientes» los contratos pueden asignarse de forma específica a clientes individuales. Sin esta opción, por defecto todos los clientes de la tienda reciben el contrato. La selección se realiza mediante una vista general de clientes filtrable en la administración.

¿Qué ocurre con las modificaciones del contrato?

Los cambios se representan mediante la gestión de revisiones. El administrador crea una nueva revisión con una descripción de los cambios. Los clientes reciben automáticamente en la cuenta de cliente un aviso sobre la versión modificada y deben aceptarla de nuevo. Las revisiones publicadas no pueden modificarse posteriormente, lo que garantiza la documentación a prueba de auditorías.

¿También pueden gestionarse contratos internos de empleados?

Sí. El plugin admite contratos con usuarios del sistema. Estos no aparecen en la cuenta de cliente de la tienda, sino en el panel de administración de los empleados asignados. Los permisos se controlan mediante un sistema de roles (SynCmViewer para solo lectura y SynCmEditor para edición).

¿Cómo se genera el contrato como PDF?

El plugin genera PDF con ajustes individuales para logotipo, diseño, datos comerciales y numeración de páginas. Los marcadores de posición como SYN_Date (fecha actual) y SYN_User (datos del cliente como nombre, empresa, dirección de facturación) se insertan automáticamente. La configuración del PDF se realiza por contrato en la administración de Shopware.

¿Es el plugin multilingüe?

Sí. Los textos de los contratos pueden guardarse por separado para cada idioma activo en la tienda. Si para un idioma no hay texto almacenado, se muestra automáticamente el texto del idioma de origen (p. ej. alemán). No obstante, el texto del contrato debe guardarse una vez por idioma para que Shopware reconozca la traducción como completa.

¿Por qué no pueden modificarse posteriormente determinados ajustes?

Los ajustes como «Contrato con clientes de la tienda», «Aceptación obligatoria», «Activar revisiones» y «Asignación especial a clientes» se establecen en el momento de la creación y luego ya no pueden modificarse. Esto garantiza que los procesos contractuales sigan siendo coherentes, trazables y jurídicamente seguros. Si se necesita otra configuración, debe crearse un nuevo contrato.